Uno de los grandes retos de los empleadores es ofrecer a los trabajadores un espacio de trabajo cómodo, inspirador, propicio para las tareas y la concentración, pero también lugares que garanticen la salud y la seguridad de todos. Conseguir un entorno de trabajo que cuente con todas estas características puede ser desafiante, pero no imposible.
Por esta razón, queremos compartir algunos consejos que te pueden ayudar a crear el escenario perfecto y organizado que los trabajadores necesitan para mejorar su rendimiento y asimismo aumentar los niveles de productividad.
La importancia de la organización
Para empezar, es fundamental entender que la organización es la llave para lograr cualquier propósito y los entornos de trabajo no son la excepción. Mantener un espacio de trabajo bien organizado ha demostrado ser de ayuda para que los empleados trabajen mejor y sean más productivos.
Cuando algo está bien organizado, siempre es más fácil de manipular, ya que implica menos obstáculos, menos complicaciones y más agilidad. La regla general nos dice que, entre más organizados somos, más posibilidades hay de ser eficientes y efectivos.
En un entorno de trabajo, aplica la misma regla, la mejor opción para ser eficiente es mantener en orden todas las facetas del entorno tales como la oficina, el escritorio y hasta el correo electrónico. Una recomendación es que compares tu espacio de trabajo con la cabina de un avión, si no puedes alcanzar los controles rápidamente, eso representa problemas, incluso antes de despegar.
Además, si consideramos lo que implica tener un ambiente desordenado, podemos observar que son más los aspectos negativos. Esto se debe a que se interrumpe la atención y puede dar mala reputación ante los demás. Mantener el orden, definitivamente, reducirá los niveles de estrés, especialmente en esos momentos donde hay gran cantidad de trabajo pendiente.
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Una manera efectiva de mantener en orden el espacio de trabajo es encontrar los muebles y elementos necesarios para lograr oficinas sin ruido visual y lo más cómodo posible. Aquí te contamos cuáles son esos elementos infaltables que contribuirán a la organización:
Escritorios:
Los escritorios son los muebles más indispensables para el desarrollo de una oficina. Actualmente, es posible encontrar en el mercado cualquier tipo de estos muebles, así que es sencillo descubrir la opción que más se ajuste a las necesidades de cada trabajador.
Para lograrlo, es clave tener en cuenta algunas características:
- El escritorio debe ser del tamaño adecuado para que encaje perfectamente en el espacio de trabajo, pero también para que le permita al trabajador acomodarse fácilmente.
- Debe ser cómodo y ergonómico para que el trabajador pueda desempeñar sus funciones tranquilamente y sin riesgos de lesionarse.
- Ideal que tenga cajones que sirvan para el almacenamiento de documentos y herramientas de trabajo.
Cajoneras:
Las cajoneras son muebles muy versátiles que se pueden utilizar para almacenar cualquier tipo de objetos, más allá de los documentos. Se encuentran en diversos tamaños y colores para que combinen perfectamente con la armonía de la oficina. Además, muchos vienen con un sistema de seguridad para mantener bajo llave todos aquellos elementos que deban mantenerse protegidos.
Son elementos complementarios que ayudarán a mantener los espacios de trabajo en perfectas condiciones de orden y limpieza. Es posible destinar un cajón para diferentes elementos, de esta forma se tiene certeza sobre dónde se almacenan las herramientas de trabajo y facilitará las actividades laborales para todos los empleados.
Archivadores:
Los archivadores son piezas clave cuando en las oficinas se maneja gran volumen de documentos físicos. Estos muebles están diseñados para ser funcionales y duraderos. Uno de los grandes beneficios de utilizar un archivador de metal es que permite un acceso ordenado a la documentación a la vez que los protege de los elementos y mejora el ambiente de la oficina al evitar pilas de documentos desorganizados.
Por otra parte, los archivadores vienen de diferentes tamaños, es decir, que es posible elegir la cantidad de gabinetes que requieres para tu espacio de trabajo. Son perfectos para guardar de forma organizada, brindan bastante espacio de almacenamiento y también se utilizan como separadores de ambiente cuando las oficinas no cuentan con tanto espacio.
Folderama:
Se trata de un sistema de almacenamiento vertical que permite almacenar bajo llave carpetas, documentos, libros y mucho más. Es un mueble elemental para las oficinas que conservan gran cantidad de información física. Están fabricados en un material resistente a la corrosión, por lo cual tienen una larga vida útil.
Los folderamas tienen persianas corredizas para facilitar el acceso al interior del mueble y se pueden encontrar en diversos tamaños, pero generalmente son muy amplios para almacenar archivos de forma vertical. Contribuyen a la organización porque casi cualquier elemento, sin importar el tamaño, se puede guardar en este mueble permitiendo una visual de todo el contenido al abrirse las persianas, lo que permite una fácil localización de los elementos de interés.
Estantería liviana:
Hay diversos tipos de estantería y son la opción perfecta de almacenamiento, especialmente, cuando las oficinas no cuentan con suficiente espacio. Estos muebles son adecuados para maximizar el espacio, ya que permite organizar desde libros hasta útiles.
Las estanterías son adecuadas para oficinas, pero también para librerías y establecimientos comerciales, puesto que están diseñadas para ser duraderas, con buena capacidad de carga en cuanto a peso y ofrecen bastante espacio de almacenamiento.
Beneficios de mantener el espacio de trabajo ordenado y limpio
A continuación, te contaremos por qué todos deberían tomar en serio la organización de las oficinas y empezar a tomar las medidas necesarias:
- Los empleados se sienten más motivados en una oficina bien organizada:
¿Sabías que el espacio de trabajo puede influir en el bienestar, la creatividad y la motivación de las personas? Existe evidencia que comprueba que la apariencia visual de las oficinas si puede afectar todos estos aspectos. Según un estudio de la Universidad de Exeter, cuando un empleado tiene el control sobre la distribución de su entorno de trabajo y puede decorarlo a su gusto, tanto la productividad como el nivel de satisfacción laboral aumenta considerablemente.
Adicionalmente, cuando hay un entorno cómodo y organizado, es más probable que las personas quieran pasar más tiempo allí porque contribuye a tener un estado mental positivo en el que hay mayor disposición por las actividades laborales. La primera razón por la que es necesario tener organizado el espacio de trabajo es porque aumenta la productividad y la motivación, a la vez que hace más llevaderas las tareas estresantes.
- Una oficina bien organizada favorece a la concentración:
Es difícil mantener la concentración en un espacio de trabajo desordenado. Por ejemplo, cuando el escritorio está cubierto de papeles, documentos y materiales se desperdicia valioso tiempo en búsquedas de documentos, herramientas y utiles entre ese mar de objetos desordenados. Mientras que si el espacio está bien organizado es más fácil completar las tareas.
El impacto negativo de un entorno de trabajo desordenado también se ha demostrado. Según una investigación, una oficina mal organizada afecta negativamente la capacidad para completar tareas más rápido. Por esta razón, es conveniente encontrar los elementos y muebles necesarios para optimizar las oficinas.
- Una oficina bien organizada reduce las pérdidas de tiempo:
Otra buena razón para invertir en organización, es que una oficina con suficiente espacio para almacenar todos los documentos y materiales se convertirá en un ambiente idóneo y funcional. En muchos casos, los trabajadores pueden perder muchas horas de trabajo buscando papeles, herramientas y útiles en un espacio mal distribuido y desorganizado.
El ejemplo más claro para entender la importancia de la organización son los documentos, cuando hay mucha documentación, pero está fuera de lugar, se corre el riesgo de perder tiempo cada vez que sea necesario encontrar un documento específico. Por otra parte, también se corre el riesgo de perderlo por completo, ya que no hay idea sobre su paradero con las eventuales consecuencias.
Al contar con un espacio específico para almacenar los documentos y herramientas necesarias para trabajar, será más sencillo tener acceso, sin perder tiempo preguntándote donde lo pusiste o interrumpiendo a otras personas en la búsqueda.
- Un espacio de trabajo organizado contribuye a la seguridad de los empleados:
Un espacio de trabajo bien organizado fomenta entornos saludables, que difícilmente se podrían dar en un ambiente desordenado. Cuando una oficina es caótica y encontramos desorden por todas partes, se da lugar a acumular polvo y suciedad, por ende también es más fácil que se propaguen virus y bacterias.
Al mantener una oficina en perfecto equilibrio y donde se promueva el orden, las personas adoptarán una cultura organizacional más saludable. Así será más sencillo mantener limpios y ordenados los espacios laborales y al mismo tiempo, cuidar la salud y la seguridad de los trabajadores.
En conclusión, la organización del espacio de trabajo no debe ser descuidado bajo ninguna circunstancia. Al ser un punto donde las personas pasan la mayor parte de sus días, es fundamental diseñarlo para que sea un escenario que promueva la concentración, la eficiencia y la seguridad de los trabajadores a la vez que minimiza el estrés.
Una oficina organizada contribuye a que todos se sientan más cómodos, motivados y enfocados en sus responsabilidades laborales. Ya puedes empezar a diseñar tu oficina para sacarle el máximo provecho al espacio y recuerda que los muebles serán tus herramientas para lograr una oficina perfectamente funcional.
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